Algemeen kader
• De regelgeving voorziet de verplichting voor de verzekeringstussenpersonen om een effectief beleid inzake belangenconflicten schriftelijk vast te stellen, te implementeren en te handhaven.
• Belangenconflicten kunnen zich voordoen tussen:
De verzekeringstussenpersoon (natuurlijke persoon of rechtspersoon, hierin begrepen elke verbonden persoon zoals een bestuurder, vennoot of daarmee gelijk te stellen persoon, of manager van de tussenpersoon of onderneming, indien van toepassing; een werknemer alsook een andere natuurlijke persoon wiens diensten ter beschikking en onder zeggenschap staan van de verzekeringstussenpersoon en die betrokken is bij de distributie van verzekeringsproducten (bv. verzekeringssubagenten) – een natuurlijke persoon die rechtstreeks betrokken is bij het aanbieden van diensten aan de verzekeringstussenpersoon onder een samenwerkingsovereenkomst voor de distributie door de tussenpersoon of onderneming van producten – een persoon die (on) rechtstreeks verbonden is door het uitoefenen van controle, hierna “de verbonden personen”) en de klanten.
• Tussen de klanten onderling.
Op basis van wat voorafgaat en van de bijzonderheden van onze activiteiten, heeft ons kantoor een belangenconflictenbeleid uitgewerkt waarvan de inhoud is opgenomen in huidig document.
Identificatie van potentiele belangenconflicten en het beleid van het kantoor
Rekening houdend met de kenmerken van het kantoor, is een overzicht gemaakt van de potentiële belangenconflicten. Zowel het beheer als de concrete maatregelen zijn hieronder weergegeven in het kader van de verschillende potentiële belangenconflicten.
Belangenconflicten type A
De verzekeringstussenpersoon/de verbonden persoon kan financieel gewin behalen of een financieel verlies vermijden, mogelijk ten nadele van de klant
• Voorbeeld van situatie
Plaatsen of verplaatsen van zaken bij de verzekeringsmaatschappij in functie van de commissie
• Beleid
Commissioneringsbeleid dat rekening houdt met klantenbelang (verhouding waarborg/premie)
• Implementatie
• Interne instructienota
• Remuneratiebeleid
Belangenconflicten type B
De verzekeringstussenpersoon/de verbonden persoon heeft een belang bij het resultaat van een ten behoeve van de klant verrichte dienst van verzekeringsdistributie of een namens de klant uitgevoerde transactie, belang dat verschillend is van het belang van de klant bij het resultaat
• Voorbeeld van situatie
Commissie in functie van:
• Volume
• Verhouding schade/ premie
• Groei
• Beleid
Commissioneringsbeleid dat rekening houdt met klantenbelang (beste verhouding waarborg/premie)
• Implementatie
• Interne instructienota
• Remuneratiebeleid
Deelnemingen, direct of indirect, van minstens 10% of meer van stemrechten of van kapitaal:
• Van ons kantoor in een verzekerings-onderneming
• Van een verzekeringsonderneming of van de moedervennootschap van een verzekerings-onderneming in ons kantoor
Communicatie aan klant
Vermelding in de fiche “analyse van de verlangens en behoeften”
Belangenconflicten type C
De verzekeringstussenpersoon/de verbonden persoon heeft een belang bij het resultaat van een ten behoeve van de klant verrichte dienst van verzekeringsdistributie of een namens de klant uitgevoerde transactie, belang dat verschillend is van het belang van de klant bij het resultaat
• Voorbeeld van situatie
Betere dienstverlening ten voordele van bepaalde klanten
• Beleid
Toepassing van principes van ethisch handelen: “zich altijd op loyale, billijke en professionele wijze inzetten voor de belangen van de klanten”
• Implementatie
• Interne instructienota
• Remuneratiebeleid
Schaderegeling tussen klanten van ons kantoor
• Gepast communicatiebeleid
• Maatregelen die de informatie-uitwisseling tussen beheerders beperken
• Vertrouwelijkheid van informatie
• Interne instructienota
• Procedures betreffende de toegang tot informatie uit schaddedossiers waarbij verschillende klanten met onderscheiden belangen betrokken zijn
Belangenconflicten type D
De verzekeringstussenpersoon/de verbonden persoon oefent hetzelfde bedrijf uit als de klant
• Voorbeeld van situatie
• Beleid
• Implementatie
Belangenconflicten type E
De verzekeringstussenpersoon/de verbonden persoon ontvangt van een andere persoon dan de klant voor een ten behoeve van de klant verrichte verzekeringsdistributie een voordeel in de vorm van geld, goederen of diensten, voordeel dat verschilt van de gebruikelijke provisie of vergoeding voor deze dienst
• Voorbeeld van situatie
Voordelen andere dan die werden vermeld onder de belangenconflicten van type A en B
• Beleid
Toepassing van principes van ethisch handelen: “zich altijd op loyale, billijke en professionele wijze inzetten voor de belangen van de klanten”
• Implementatie
Interne instructienota
1.3. Te volgen procedure bij het beheer van belangenconflicten
Ons kantoor volgt volgende procedure betreffende de belangenconflicten:
Informatie voor de klant
Indien de door ons kantoor getroffen organisatorische of administratieve regelingen voor het beheer van belangenconflicten ontoereikend zijn om redelijkerwijs te mogen aannemen dat het risico zal worden voorkomen dat de belangen van de klant worden geschaad, volgt ons kantoor volgende procedure, op een duurzame drager:
• Een specifieke beschrijving maken van het betrokken belangenconflict;
• De algemene aard en bronnen van het belangenconflict toelichten;
• De risico’s voor de consument toelichten, dewelke voortvloeien uit het belangenconflict en de stappen die zijn genomen om die risico’s te beperken;
• Duidelijk vermelden dat de organisatorische en administratieve regelingen die werden getroffen om het belangenconflict te voorkomen of te beheren, niet volstaan om met een redelijke mate van zekerheid te waarborgen dat risico’s van schade aan de belangen van de klant zullen worden voorkomen.
Bij ontstentenis van een concrete oplossing voor een specifiek belangenconflict behoudt ons kantoor zich het recht voor om de gevraagde dienstverlening van de betrokkenen klant te weigeren met het uitsluitende doel de bescherming van de belangen van de klant.
Vervolg van het belangenconflictenbeleid
• Ons kantoor houdt een register bij en actualiseert dit geregeld met daarin de situaties waarin een belangenconflict dat een risico op schade aan de belangen van een klant met zich meebrengt of, bij een doorlopende dienst of activiteit, zich kan voordoen.
De vermelding van belangenconflicten in het dossier kan een actualisering van de lijst met potentiële belangenconflicten met zich meebrengen en omgekeerd.
• In gebeurlijk geval past ons kantoor het beleid inzake het beheer van belangenconflicten aan.
• De verbonden personen binnen het kantoor zijn ertoe gehouden om de interne instructies m.b.t. het beleid inzake belangenconflicten, te respecteren.
Register van belangenconflicten
Dit register bevat situaties waarin een belangenconflict dat een risico op schade aan de belangen van een klant met zich meebrengt, zich heeft voorgedaan of, bij een doorlopende dienst of activiteit, zich kan voordoen.
De inschrijving van het belangenconflict in dit register kan aanleiding geven tot een update van de lijst van potentiële belangenconflicten en/of een aanpassing van het belangenconflictenbeleid van ons kantoor.